Để nhập khẩu một lô hàng, doanh nghiệp cần xác định mã HS và chính sách mặt hàng, xin giấy phép hoặc đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có, khai tờ khai, nộp thuế rồi mới được nhận hàng. UNIC làm trọn các bước này cho hàng về cảng Cát Lái, sân bay Tân Sơn Nhất và các KCN tại TP.HCM. Quy trình, thời gian và chi phí cho từng trường hợp được Khai báo hải quan nêu ở các mục tiếp theo.
Quy trình làm thủ tục hải quan nhập khẩu 7 bước
- Kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng: mã HS, thuế suất, mặt hàng có bị cấm, cần giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành không. Bước này giúp tránh hàng về cảng rồi mới phát hiện thiếu giấy phép.
- Chuẩn bị chứng từ: hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, C/O (nếu hưởng ưu đãi thuế).
- Xin giấy phép, đăng ký kiểm tra chuyên ngành với cơ quan quản lý mặt hàng.
- Nhận thông báo hàng đến, đổi lệnh giao hàng với hãng tàu hoặc đại lý.
- Khai và truyền tờ khai: UNIC gửi tờ khai nháp để bạn duyệt trước khi truyền lên hệ thống.
- Xử lý theo phân luồng và nộp thuế: luồng xanh được thông quan khi nộp xong thuế; luồng vàng kiểm tra hồ sơ; luồng đỏ kiểm tra thực tế hàng hóa.
- Thông quan, nhận hàng, đưa hàng về kho: UNIC có thể kéo container về kho nếu bạn cần vận chuyển nội địa.
Hàng nhập khẩu nào cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành?
Mỗi nhóm hàng do một bộ, ngành quản lý. Một số nhóm UNIC thường xử lý:
| Nhóm hàng | Thủ tục thường gặp | Bài hướng dẫn |
| Máy móc, thiết bị mới | Kiểm tra chất lượng, hiệu suất năng lượng (tùy mặt hàng) | Nhập khẩu máy móc thiết bị chưa qua sử dụng |
| Máy móc đã qua sử dụng | Áp dụng Thông tư 56/2026/TT-BKHCN từ 05/09/2026 | Đang cập nhật |
| Thủy sản, thịt đông lạnh | Kiểm dịch động vật, kiểm tra an toàn thực phẩm | Nhập khẩu cá hồi đông lạnh |
| Máy in | Giấy phép nhập khẩu | Nhập khẩu máy in |
| Hàng thuộc danh mục kiểm tra chất lượng | Đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng | Kiểm tra chất lượng |
| Hóa chất | Khai báo hóa chất | Khai báo hóa chất |
Lưu ý: từ năm 2025, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã được hợp nhất thành Bộ Nông nghiệp và Môi trường; Cục Thú y nay là Cục Chăn nuôi và Thú y. Hồ sơ kiểm dịch nộp theo tên cơ quan mới. Hướng dẫn theo từng mặt hàng nằm trong chuyên mục thủ tục nhập khẩu theo mặt hàng.
Bộ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu
- Tờ khai hải quan điện tử.
- Hóa đơn thương mại (invoice), phiếu đóng gói (packing list), hợp đồng.
- Vận đơn (B/L hoặc AWB).
- C/O nếu áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo hiệp định thương mại.
- Giấy phép, kết quả hoặc giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
- Tài liệu kỹ thuật, catalogue với máy móc, thiết bị.
Mã HS quyết định thuế suất và chính sách quản lý, nên cần xác định đúng từ đầu. Cách làm xem 6 quy tắc tổng quát áp mã HS.
Thời gian thông quan hàng nhập khẩu theo phân luồng
| Phân luồng | Hải quan kiểm tra | Thời hạn theo Luật Hải quan |
| Xanh | Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa | Thông quan sau khi nộp thuế |
| Vàng | Kiểm tra hồ sơ | Chậm nhất 2 giờ làm việc từ khi nộp đủ hồ sơ |
| Đỏ | Kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa | Chậm nhất 8 giờ làm việc từ khi xuất trình đủ hàng hóa; lô lớn, phức tạp có thể gia hạn tối đa 2 ngày |
Thời gian chờ kết quả kiểm tra chuyên ngành tính riêng và thường là phần lâu nhất.
Chi phí nhập khẩu gồm những khoản nào?
- Phí dịch vụ của UNIC: từ 600.000đ/tờ khai với hàng gia công, SXXK, chế xuất và 900.000đ/tờ khai với hàng nhập kinh doanh (hàng Air/LCL). Chi tiết trong bảng giá khai báo hải quan.
- Thuế: thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, và thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường nếu mặt hàng thuộc diện chịu.
- Lệ phí làm thủ tục hải quan nộp cho Nhà nước.
- Chi phí tại cảng, hãng tàu: D/O, THC, CIC, nâng hạ, lưu bãi.
- Phí kiểm tra chuyên ngành nếu có.
Mặt hàng nhập khẩu khó UNIC thường làm
- Máy móc, dây chuyền đã qua sử dụng phải giám định.
- Thực phẩm, thủy sản đông lạnh phải kiểm dịch và kiểm tra an toàn thực phẩm.
- Hóa chất, nguyên liệu cho sản xuất.
- Hàng thuộc danh mục kiểm tra chất lượng nhà nước.
Nếu lô hàng gồm cả xuất và nhập, hoặc theo loại hình SXXK, gia công, xem thêm dịch vụ khai báo hải quan trọn gói.
Lỗi thường gặp khiến hàng nhập khẩu chậm thông quan
Khai sai mã HS: hải quan có thể yêu cầu giải trình, lấy mẫu phân tích phân loại hoặc ấn định lại thuế.
Trị giá khai thấp bất thường: lô hàng có thể bị tham vấn giá, kéo dài thời gian thông quan.
Chưa đăng ký kiểm tra chuyên ngành trước khi hàng về: hàng nằm cảng chờ kết quả, phát sinh phí lưu bãi.
C/O sai sót: sai mẫu, sai mô tả hàng so với hóa đơn, sai ngày cấp khiến lô hàng không được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt.
Chứng từ không khớp nhau: số lượng, trọng lượng, tên hàng trên hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn khác nhau.
Nhãn hàng hóa thiếu nội dung bắt buộc theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP, đã được sửa đổi bởi Nghị định 111/2021/NĐ-CP.
UNIC kiểm tra các điểm này trên bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai, để hạn chế phải sửa tờ khai sau khi đã đăng ký.
Câu hỏi thường gặp
Hàng đã về cảng mà chưa có giấy phép thì làm sao?
Hàng vẫn nằm tại cảng và phát sinh phí lưu bãi cho đến khi có giấy phép hoặc kết quả kiểm tra. Vì vậy UNIC SHIPPING khuyên kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi ký hợp đồng.
Không có C/O thì có nhập khẩu được không?
Được, nhưng lô hàng áp thuế suất thông thường hoặc ưu đãi MFN thay vì thuế suất ưu đãi đặc biệt.
Doanh nghiệp lần đầu nhập khẩu cần gì?
Chữ ký số và tài khoản khai hải quan điện tử. Từ 01/02/2026, Thông tư 121/2025/TT-BTC có quy định về đăng ký khai hải quan điện tử gắn với tài khoản định danh điện tử, nên cần kiểm tra trước khi hàng về.
